Die Planungsstrategie der Product & Engineering Teams bei Dashlane

Für unsere Product & Engineering Teams ist die Arbeitsplanung stets kompliziert. Unternehmen gibt es aller Art und genauso vielfältig sind die Methoden der Planung – abhängig von Kultur, Geschichte, Führungsstil und Produktart.

Einerseits strebt man nach ausreichender Vorhersehbarkeit, um der Organisation ein gewisses Maß an Beständigkeit und Voraussicht zu ermöglichen. Andererseits will man es mit dem Vorausplanen nicht übertreiben und in eine Scheingenauigkeit verfallen – besonders dann, wenn die Planung mehr Zeit beansprucht als die eigentliche Umsetzung.

Lassen Sie uns zunächst über Begriffe der Zeit sprechen, die im Mittelpunkt der Planung stehen.

Zeit ist ein zentrales Thema für jedes Unternehmen, insbesondere für Start-ups und andere, die noch nicht profitabel sind. Sie ist eine begrenzte Ressource und eine Einschränkung bei der Produktentwicklung. Sie ist ein Konzept, das Ihnen helfen oder schaden kann, je nachdem, wie Sie sie einsetzen. Auf einem wettbewerbsorientierten Markt zu gewinnen, ist schließlich ein Wettlauf. Zeit ist jedoch kein fixes und einzigartiges Konzept. Ihre Bedeutung und ihr Verständnis sind sehr unterschiedlich, und es gibt so etwas wie die Elastizität der Zeit.

Im Dreieck der Projektverwaltung taucht die Zeit meist als eine der Einschränkungen auf.

Softwareentwicklungsprojekte sind eine Herausforderung, denn Sie müssen die richtige Balance zwischen diesen Faktoren finden:

Im Mittelpunkt steht die Qualität, die eine Einschränkung darstellt, denn Sie sollten nur Produkte liefern wollen, die ein angemessenes Qualitätsniveau aufweisen.

Auf Unternehmensebene müssen Sie verschiedene Arten von Fristen und Meilensteinen berücksichtigen. Zum Beispiel:

Bei allen Aktivitäten, die mit einer Lieferung bzw. Bereitstellung zusammenhängen, ist es ratsam, die Dauer abzuschätzen. Organisieren Sie die verschiedenen Schritte mittels einer Roadmap, eines Zeitplans oder eines Projektplans.

Roadmaps unterstützen das Team dabei, die Anstrengungen zu strukturieren und zu erkennen, wann wichtige Auslieferungen zu erwarten sind. So schaffen Sie ein Bewusstsein für die Verantwortlichkeiten und unterstützt die Koordination und Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Das Abschätzen der Aufwände ist eine komplexe Aufgabe, daher ist es wichtig, sich der Grenzen dieser Tätigkeit bewusst zu sein. Passen Sie die Genauigkeit und den Zeitaufwand beim Einsatz von Schätzungen je nach Anteil der Unbekannten im Projekt an. Beginnen Sie zunächst mit groben Schätzungen und Roadmaps (eine Einteilung wie bei T-Shirts nach XS, S, M, L, XL ist hierfür ausreichend). Verbessern Sie dann mit fortschreitendem Projektverlauf den Detaillevel und die Genauigkeit Ihrer Schätzungen und Roadmaps.

Teilen Sie die Arbeit in kleinen Schritten auf, was drei Vorteile mit sich bringt: Es minimiert Risiken, schafft schneller Wert und erleichtert die Erstellung von Roadmaps, ohne zu weit im Voraus zu planen und dabei einer unrealistischen Präzision zu verfallen.

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Wir sehen die Zeit oft als Zwang, der uns auferlegt wird. Wir sprechen von „Zeitdruck“ und „unmöglichen Fristen“. Da die Zeit jedoch eine Realität ist, mit der Sie leben müssen, wie können Sie Ihre Denkweise anpassen und die Zeit stattdessen als positive Kraft betrachten, die Ihnen hilft, größere Dinge zu erreichen? Wie können Sie aus diesem Druck eine positive Energie machen? Wir werden nie so viel Zeit für etwas haben, wie wir gerne hätten. Lassen Sie uns also mit dieser Annahme arbeiten, um die Ergebnisse proaktiver und realistischer zu gestalten.

Nutzen Sie Zeit als Stimulator. Wir alle wissen, wie aufregend es ist, den Moment zu erleben, wenn er eintritt: Der große Augenblick, auf den wir alle hingearbeitet haben, wenn alles nach Plan erfolgreich verläuft und die Sterne sich in einer Reihe befinden. Sie sollten das Adrenalin und die psychologische Stimulation, die durch diese Momente ausgelöst werden, nutzen, um eine positive Antriebskraft für das Team zu erzeugen. Wenn Sie in eine regelmäßige Abfolge solcher Momente kommen, entsteht ein positiver Kreislauf für Teams. Außerdem müssen die Teams in ihre eigene interne Förderung investieren, um das Engagement sowohl des Teams als auch des restlichen Unternehmens zu fördern.

Die Arbeit an engen Zeitplänen ist nicht einfach, aber uns bleibt eigentlich keine Wahl. Die Zeit kann als positive Kraft genutzt werden, die uns allen hilft, mit stärkerer Eigenverantwortung mehr zu erreichen. Wir müssen Zeit proaktive einteilen: Sie zwingt uns dazu, noch intensiver zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass wir alle dasselbe Verständnis für Zeitpläne, Fristen und Beschränkungen haben.

Schauen wir uns nun an, wie wir bei Dashlane heute planen. Wir leben und erleben dies jeden Tag. Es war gestern anders und wird sich heute und morgen weiterentwickeln.

Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wie wir über Roadmapping denken.

Beim Blick zwei Quartale voraus wollen wir dem Unternehmen Transparenz verschaffen. Wir wollen die Themen, auf die wir uns in 3 bis 6 Monaten konzentrieren wollen, in groben Zügen skizzieren. Es kommt darauf an, diese Themen sichtbar zu machen. In diesem Stadium geht es uns nicht um Präzision bzw. Planungsicherheit.

Unsere Themen sind richtungsweisende Pläne. Sie basieren auf unserer Bereitschaft, bestimmte Kundenprobleme zu lösen und identifizierte Chancen zu nutzen, die von unseren Zielen und unserer Strategie bestimmt werden. An diesem Punkt des Prozesses haben wir wenig Vertrauen in eine bestimmte Lösung, da wir die erforderliche kontinuierliche Entdeckungsarbeit noch nicht geleistet haben.

Teams müssen einen Plan haben, um ihr Selbstbewusstsein schrittweise zu stärken. Wenn das Ziel geändert werden muss, muss dies angemessen kommuniziert oder validiert werden, je nachdem, wie kritisch die Initiative ist. In diesem Stadium ist es wichtig, Ideen für ungültig erklären und verwerfen zu können, wenn die Entdeckung zu einem hohen Risiko in Bezug auf Durchführbarkeit, Machbarkeit oder Nutzbarkeit führt.

Wir haben positive Erfahrungen mit der Kombination aus einem internen Roadmapping-Tool und einem Kundenportal gemacht. Wir verwenden ProductBoard, um den Produktlebenszyklus intern besser zu visualisieren und kommende Funktionen extern an die Kunden zu kommunizieren.

Die Planung des nächsten Quartals ist von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der Produkt- und Engineering-Teams im gesamten Unternehmen zu stärken.

In diesem Stadium sind die Erwartungen an die Teams wie folgt:

Manchmal werden Teams von externen Interessengruppen Verpflichtungen auferlegt. Dies kann aufgrund von Marktanforderungen, behördlichen Auflagen oder Produktchancen geschehen, die wir einfach nicht verpassen dürfen. Solche verbindlichen Verpflichtungen werden als High Integrity Commitments bezeichnet.

Wir verwalten diese wie folgt:

Lassen Sie uns zum Schluss noch einen Blick auf das laufende Quartal werfen, in dem die Teams ihre Pläne umsetzen. Zurück zu unserem Zeitbegriff: Hier kommt es auf die Aufteilung von Initiativen in Inkremente an.

Wir möchten die Umsetzung in Einzelschritten vornehmen:

Parallel dazu führen wir Initiativen zur kontinuierlichen Entdeckung durch:

Ein Gesamtbild, das alles zusammenfasst, finden Sie in dieser englischen Google-Folie.

Dort finden Sie eine kurze Beschreibung der Planung, wie wir die Produktarbeit bei Dashlane planen. Wir iterieren diesen Prozess genauso wie wir unser Produkt durch Iteration stetig weiterentwickeln. So passen wir uns kontinuierlich an die sich ändernden Geschäftsanforderungen an und legen die Messlatte immer höher. Ich hoffe, dass dies für andere aufschlussreich war und sie inspiriert hat.

Möchten Sie Ihr Feedback oder Ihre Reaktion teilen? Posten Sie auf dem speziellen Subreddit-Kanal von Dashlane: r/Dashlane.

Austin Treneff

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