L’intégration chez Dashlane : les 90 premiers jours

18 avril 2022  |  Jenna Casciano

Au cours des quatre dernières années, les effectifs de Dashlane ont plus que doublé. Alors que notre entreprise continue de croître, notre équipe de ressources humaines a deux objectifs en tête pour l’accueil des nouveaux collaborateurs :

Le processus d’intégration démarre à la minute où le futur collaborateur accepte une offre d’embauche. L’équipe de ressources humaines collabore avec les responsables du recrutement, l’équipe informatique, les équipes en charge de l’expérience au sein des bureaux et d’autres équipes de Dashlane pour façonner chaque expérience d’intégration pour le futur employé. Quand la nouvelle recrue a terminé son parcours d’intégration (environ 90 jours après sa prise de poste), elle aura non seulement connaissance de tous les aspects pratiques liés à son équipe et à son rôle, mais aussi de la vision, des valeurs et de la culture de Dashlane.

Les équipes en charge de l’intégration s’assurent que tout le matériel nécessaire (ordinateur et fournitures de bureau) est en place pour le premier jour de la nouvelle recrue, ou que cet équipement lui a été envoyé si la prise de poste a lieu à distance. Les responsables et l’équipe RH restent disponibles pour les nouvelles recrues via l’outil Enboarder, afin de répondre à toutes les questions qu’elles pourraient avoir avant leur premier jour.

Lorsque la date d’embauche approche, le responsable de la nouvelle recrue prépare son arrivée. Cela comprend entre autres, la présentation du nouveau collaborateur ou de la nouvelle collaboratrice à l’entreprise sur Slack (et le partage de quelques faits ou anecdotes). C’est à ce moment-là que l’on découvre que quelqu’un est fan du Seigneur des anneaux ou qu’il ou elle préfère les chiens ou les chats (un fait qui intéressera particulièrement tous les membres de la chaîne Slack #dashlane-animaux-de-compagnie). Les responsables envoient également aux nouvelles recrues des informations détaillées sur les premiers jours au sein de Dashlane, pour qu’elles soient prêtes le jour venu.

Qu’elles démarrent en personne ou en télétravail, les nouveaux collaborateurs de Dashlane commencent leur premier jour par déballer leur pack de bienvenue (ordinateur portable, écran, etc.), quelques articles collector Dashlane et une carte de bienvenue signée de leurs collègues. Les nouvelles recrues peuvent également recevoir des messages sur Slack au cours de la journée dans lesquels leurs collègues leur souhaitent la bienvenue et se présentent.

Lors de la première semaine d’embauche, les nouveaux employés rencontrent leur « parrain ou marraine d’intégration ». Cette personne est généralement un autre membre de l’équipe qui fera les présentations, aidera la nouvelle recrue à acquérir certaines connaissances informelles (par exemple, quelles chaînes Slack rejoindre absolument) et servira de point de contact pour répondre à toutes les questions éventuelles.

Au cours de cette semaine, les responsables et leurs nouvelles recrues examineront également un programme personnalisé à 30/60/90 jours, contenant une suggestion d’objectifs à atteindre lors des trois premiers mois d’embauche. Au 15e jour d’embauche, chaque nouvelle recrue a un entretien individuel avec un membre de l’équipe RH pour que ce dernier détermine si tout se passe bien et réponde à toute question éventuelle.

Les nouvelles recrues seront présentées au reste de l’entreprise lors de l’un de nos forums. La tradition Dashlane veut que lors de leur premier forum, chaque nouvelle recrue soit présentée par le biais d’une anecdote. Certaines sont drôles et d’autres très impressionnantes, mais on apprend toujours quelque chose !

L’équipe RH a mis en place un planning régulier de sessions d’intégration, animées par des collaborateurs provenant de différents services. Les nouvelles recrues ont donc l’opportunité de découvrir l’entreprise sous différents angles à chaque fois. Non seulement les nouvelles recrues peuvent rencontrer des employés Dashlane qui travaillent dans d’autres services de l’entreprise, mais elles peuvent aussi créer des liens avec les autres personnes embauchées à la même période dans d’autres bureaux. L’une de ces sessions est une présentation de notre vision et de nos valeurs par notre PDG, JD Sherman. En dehors de cette session d’introduction, JD est également disponible pour rencontrer personnellement chaque employé de Dashlane, ancien ou nouveau. Fidèle à nos valeurs de transparence et de confiance, il est connu pour répondre à toutes les questions, quelles qu’elles soient, de son expérience la plus embarrassante quand il était petit au contenu de la dernière réunion du conseil d’administration.

Dans le cadre de notre culture axée sur le feedback en continu, certains points sont prévus dans le calendrier pour que les nouvelles recrues puissent faire part de leur expérience. Une fois que leur premier mois est passé, les nouveaux collaborateurs peuvent, s’ils le veulent, écrire un rapport informel intitulé « Fresh Eyes » qui décrit leurs premières impressions sur le processus de recrutement, la culture et les produits Dashlane. De nombreuses améliorations ont été apportées aux produits Dashlane d’après des informations incluses dans les rapports Fresh Eyes des nouvelles recrues, et certaines ne concernaient pas uniquement le processus d’intégration ! Nous avons par exemple, amélioré l’interface utilisateur de la synchronisation des mots de passe dans le produit, suite à un commentaire laissé dans un rapport Fresh Eyes.

Outre les sessions d’intégration standard, les nouveaux employés Dashlane auront bien d’autres occasions de s’immerger dans l’entreprise, comme lors de la journée de découverte du service client. Dans ce programme, chaque nouvelle recrue passe une journée en tant qu’agent du support client et répond aux vrais tickets envoyés par nos utilisateurs (avec l’aide de ses collègues bien sûr !). L’équipe responsable du service client guide chaque nouvelle recrue de Dashlane dans les diverses tâches : réponse aux utilisateurs, dépannage des problèmes et découverte des différentes facettes du produit.

Des Dashlaners au bureau

Il est important que les nouvelles recrues aient l’occasion de se retrouver avec leur équipe en dehors du travail. C’est pourquoi chaque équipe organise une activité ou une sortie différente tous les trimestres. Nos équipes ont ainsi participé à des soirées jeux en ligne, des soirées jeux de société et des apéros peinture. Notre équipe en charge de l’expérience est toujours ouverte pour essayer de nouveaux moyens de se retrouver à distance.

Pour recueillir des commentaires de manière plus structurée et quantifiable que les rapports Fresh Eyes, l’équipe RH utilise également CultureAmp afin d’envoyer un questionnaire officiel à toutes les nouvelles recrues 80 jours après leur embauche. Les résultats de ce questionnaire font partie du cadre OKR de l’équipe RH, ils sont donc étudiés de près et utilisés pour identifier les progrès réalisés suite aux changements mis en place.

À mesure que Dashlane continue de grandir, notre processus d’intégration s’étoffe lui aussi. Nous intégrons sans cesse de nouveaux outils et nouvelles méthodes pour faire en sorte que l’accueil de toutes les nouvelles recrues soit le plus agréable possible.

Jenna Casciano

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