Comment nos équipes produits et d’ingénierie planifient à Dashlane
La planification du travail des équipes d'ingénierie et de produit est toujours compliquée. Il existe autant de façons de faire qu’il existe d’entreprises. Tout dépend de la culture, de l’historique, des styles de leadership et du type de produit.
D'un côté, il faut être suffisamment prévisible pour que l'organisation puisse fonctionner avec un certain degré de confiance et d'anticipation. De l'autre, il faut éviter d'aller trop loin dans les estimations à l'avance, au risque de se retrouver dans une situation où le travail de planification prend plus de temps que de réaliser ce qui doit l'être.
Commençons par parler de notions de temps, qui sont au cœur de la planification.
Notions de « temps »
Le temps est un élément clé de toute entreprise, notamment pour les start-up et les entreprises qui ne sont pas encore rentables. Il s'agit d'une ressource limitée et d'une contraintedans le développement d'un produit. C'est un concept qui peut être envisagé de façon bénéfique ou négative, en fonction de la façon dont vous l'utilisez. Après tout, réussirsur un marché concurrentiel est une course contre le temps. Cependant, le temps n'est pas une notion fixe et unique. Sa signification et sa compréhension varient beaucoup, et il existe ce qu'on appelle l'élasticité du temps.
Les différentes réalités du temps
Dans le triangle de la gestion de projet, le temps apparaît généralement comme l'une des contraintes.
Les projets de développement de logiciel sont difficiles, car vous devez trouver le bon équilibre entre :
- La définition des fonctionnalités: ce qui doit être développé
- Les délais : la date limite à laquelle tout doit être prêt (contrainte de temps)
- Les ressources : combien cela coûte
Au centre, la qualité, qui est une contrainte imposée car on cherche à livrer un résultat au niveau de qualité adéquat.
La gestion des échéances
Au niveau d'une entreprise, vous devez prendre en compte différents types d'échéances et jalons. Par exemple :
- Échéances budgétaires : vous émettez des hypothèses sur le moment où certaines choses se produiront afin de modéliser vos revenus (par exemple, la mise à disposition de nouvelles fonctionnalités qui généreront des revenus) et vos dépenses (par exemple, l'arrivée d'un nouvel employé).
- Évènements marketing : pour mettre en avant une nouvelle amélioration de produit auprès des journalistes ou coordonner une campagne, vous devez identifier des dates de livraison. Ces dates doivent être fixes, car elles impliquent des tiers et une planification et une coordination en amont.
- Respect de la réglementation : vous devrez peut-être respecter une réglementation externe, telle que le renouvellement de votre audit SOC2.
- Échéances internes d'une équipe : cet aspect est lié à la feuille de route définie par une équipe et le moment où elle prévoit d'apporter des modifications au produit. La communication et l'alignement entre les parties prenantes de l'équipe sont essentielles à ce stade.
Plans d’action et échéances
Dès qu'une activité touche à la livraison, il est important d'estimer la durée des tâches et d'organiser les différentes étapes à travers un un calendrier ou un plan de projet (roadmap).
Les roadmaps aident l'équipe à séquencer l'effort et à comprendre quand elle prévoit de fournir des livrables clés. Cela implique un sentiment de responsabilité et aide à coordonner et à communiquer dans l'ensemble de l'organisation.
Le travail d'estimation est un exercice compliqué. Vous devez donc être au courant de ses limites. Adaptez la précision et le temps investi à estimer en fonction du niveau d'incertitude dans le projet. Commencez par des estimations et des plans macroscopiques (la taille du t-shirt suffit à ce stade). Ensuite, à mesure que vous progressez, utilisez des estimations plus précises et détaillées.
Il faut travailler par incréments, car cela réduit les risques, génère de la valeur plus tôt et plus rapidement, et facilite l'élaboration de roadmaps sans estimer trop à l'avance avec une fausse précision.
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Utiliser le temps comme force motrice positive
Nous voyons souvent le temps comme une restriction qui nous est imposée. Nous parlons de « contraintes de temps » et de « délais impossibles à tenir ». Mais comme le temps est une réalité et que vous devez faire avec, comment ajuster votre état d'esprit et le voir comme une force positive qui vous aide à réaliser de meilleures choses ? Comment transformer cette pression en énergie positive ? Nous n'aurons jamais autant de temps que nous le souhaiterions pour faire quelque chose. Partons donc de cette idée pour obtenir des résultats plus proactifs et réalistes.
Utiliser le temps comme stimulateur. Nous savons tous à quel point il est formidable d'arriver à ce moment clé, ce moment pour lequel nous avons tous travaillé, le moment où les planètes s'alignent et où nous livrons ce qui doit l'être avec succès, conformément au planning. Pensez à utiliser l'adrénaline et la stimulation psychologique induites par ces moments pour générer une force motrice positive pour l'équipe. Lorsque vous entrez dans un enchaînement régulier de tels moments, vous entrez dans un cycle vertueux pour les équipes. Cela nécessite également que les équipes investissent dans leur propre promotion interne, ce qui aide à renforcer l'engagement de l'équipe et du reste de l'organisation.
Travailler avec des délais serrés n'est pas facile, mais nous n'avons pas vraiment le choix. Le temps peut être utilisé comme une force positive qui nous aide tous à obtenir d'avantage, tout en renforçant le sentiment de responsabilité. Cela nous oblige à être proactifs dans notre gestion du temps et à communiquer encore plus, pour nous assurer que nous avons tous la même compréhension des délais, des échéances et des contraintes.
La planification chez Dashlane
Voyons maintenant comment nous gérons la planification chez Dashlane. Il s'agit d'une pratique vivante. Hier, c'était différent, et cela évoluera encore à l'avenir.
Voici une description de notre façon de penser la création de roadmaps.
Trimestre N+2 : « Thèmes »
Communiquer sur nos plans à deux trimestres nous permet de fournir une certaine visibilité à l'organisation. Nous voulons donner les grandes lignes des thèmes sur lesquels nous avons l'intention de nous focaliser dans 3 à 6 mois. Ce qui compte, c'est la visibilité. À ce stade, nous ne recherchons pas la précision et la certitude dans nos plans.
Nos Thèmes sont des plans directionnels basés sur notre volonté à résoudre certains problèmes de nos clients et à répondre aux opportunités identifiées, motivées par nos objectifs et notre stratégie. À ce stade du processus, n'ont n'avons qu'une confiance limitée en une solution spécifique, car nous n'avons pas encore effectué le travail de découverte nécessaire en amont.
Les équipes doivent avoir un plan pour augmenter progressivement leur confiance. Si la cible doit changer, cela doit être correctement communiqué ou validé, en fonction du degré d'importance de l'initiative. À ce stade, il est important d'oser invalider et annuler des idées s'il apparaît qu'elles s'accompagnent d'un risque élevé en matière de viabilité, de faisabilité ou d'ergonomie.
La combinaison d'un outil interne pour établir des roadmaps et d'un portail client (nous utilisons ProductBoard) a donné des résultats positifs pour mieux visualiser le cycle de vie des produits en interne et communiquer les fonctionnalités à venir aux clients en externe.
Prochain trimestre : « Roadmap »
La planification du prochain trimestre de travail est essentielle pour développer la confiance qu'a l'ensemble de l'organisation dans la capacité des équipes d'ingénierie et de produit à fournir les résultats.
À ce stade, les attentes pour les équipes sont les suivantes :
- Les équipes doivent viser une confiance de 80 % ou plus dans la livraison des fonctionnalités attendues, en fonction du travail préparatoire (produit, design, technique, etc.).
- Les solutions n'ont pas besoin d'être parfaitement définies. Les spécifications peuvent encore changer.
- Il est prévu que les résultats business prendront plus de temps à être mesurés et évalués.
- Les roadmaps et les échéances seront partagés avec les autres départements chez Dashlane (marketing, assistance client, ventes, etc.) pour coordonner et planifier leur travail.
- Nous organisons une session de planification trimestrielle pour examiner et approuver les plans d'équipe et les roadmaps pour le prochain trimestre.
- Nous nous efforçons de respecter les échéances et d'ajuster les spécifications, mais pas la qualité (tant technique qu'en matière d'UX).
- Si la date n'est pas réalisable malgré nos efforts, la modifier nécessite une communication et une négociation appropriée et permanente avec lee reste de l’organisation.
Les échéances imposées
Les équipes se voient parfois imposer des échéances fortes par des parties prenantes externes. Soit en raison des exigences du marché, d'exigences réglementaires ou d'opportunités que nous ne pouvons tout simplement pas manquer. On les appelle parfois échéances imposées (ou engagements de haute intégrité).
Nous les gérons comme suit :
- Nous essayons de limiter le nombre d’échéances imposées externes chaque trimestre : 2 à 5 maximum.
- Il est essentiel de respecter l'échéance.
- Nous mettons en place un suivi spécifique de la part de nos dirigeants et de nos partenaires transversaux afin d'avoir le niveau de communication et de collaboration approprié. Cela peut prendre diverses formes, comme un comité de pilotage dédié.
Trimestre courant : « Exécution »
Enfin, examinons le trimestre courant, au cours duquel les équipes exécutent leurs plans. Revenons à notre notion de temps : c'est là que le découpage des initiatives en incréments prend tout son sens.
Nous souhaitons avancer par incréments :
- Nous élaborons des tranches d'initiatives par incréments de 2 semaines qui représentent idéalement un total de 6 semaines maximum.
- Nous visons à fournir une valeur ajoutée pour les clients à la fin de chaque incrément.
- Nous visons une prévisibilité de 100 %.
- La qualité est non négociable. Les spécifications sont la variable d’ajustement.
- Nous effectuons un suivi hebdomadaire pour s’assurer du bon déroulement de l'exécution et supprimer les points de blocage.
En parallèle, nous menons un travail préparatoire permanent, qui :
- Comprend des initiatives de découverte de problèmes et de solutions, telles que la recherche utilisateurs, le design, le produit et les recherches techniques.
- Sont menées pour anticiper les tâches futures et augmenter en permanence la confiance en notre capacité à délivrer en temps et en heures.
Retrouvez une vue d'ensemble de toutes ces informations sur cette diapositive Google Slide.
Il s'agit d'une courte description de la façon dont nous planifions le travail produit chez Dashlane. Nous faisons évoluer ce processus de la même façon que nous revenons sans cesse sur notre produit pour nous adapter en permanence à nos besoins commerciaux changeants et sans cesse nous adapter et nous améliorere. J'espère que cet article a été utile et une source d'inspiration.
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