Étude de cas : comment ePromos a personnalisé la sécurité de ses mots de passe et dopé sa productivité
L’entreprise
ePromos
L’un des principaux fournisseurs d’objets promotionnels et champion de la croissance aux États-Unis, ePromos propose aux entreprises plus de 300 000 produits personnalisables pour leur permettre d’atteindre leurs objectifs.
Secteur d’activité
E-commerce
Taille de l’entreprise
200+
Le défi : éliminer les mauvaises habitudes et promouvoir des mots de passe forts
De nos jours, la sécurité d’une entreprise est l’affaire de tous. Malheureusement, la gestion des mots de passe est souvent un casse-tête. Sachant que chaque utilisateur dispose en moyenne de plus de 150 comptes en ligne, il est tentant d’utiliser le même mot de passe. Après tout, nous sommes des êtres humains et nous préférons stocker des informations plus importantes dans notre cerveau. Il s’agissait d’un vrai problème chez ePromos, une grande entreprise spécialisée dans les articles promotionnels. Ses employés partageaient leurs mots de passe sans la moindre sécurité et mettaient ainsi en danger l’intégrité informatique de l’entreprise et sa réputation.
« Nos employés sont notre ressource la plus précieuse, mais nous nous sommes rendu compte qu’ils constituaient aussi notre plus grand risque de sécurité. »
Vice-président Technologie chez ePromos
ePromos craignait que ses habitudes de partage de mots de passe l’exposent à des cyberattaques. Il n’existait aucune directive régissant ce type de partage, et chacun utilisait l’outil de gestion de son choix. Nombre d’employés partageaient les accès aux applications par des moyens peu sûrs, comme des feuilles de calcul ou des e-mails, ouvrant un trou béant dans la sécurité d’ePromos.
Pour Steven, « il suffisait qu’un e-mail soit intercepté ou que quelqu’un entre dans nos bureaux et tombe sur nos post-its pour que nos mots de passe soient dévoilés. L’ensemble de notre réseau et de nos données aurait pu être compromis. »
En parallèle, ePromos devait renforcer sa sécurité pour répondre aux besoins de ses nombreux clients nouvellement séduits.
« Nos clients et prospects professionnels exigeaient une sécurité très affûtée. Nos politiques de gestion des mots de passe devaient être plus robustes pour répondre à leurs attentes. »
Responsable technologique chez ePromos
ePromos souhaitait bénéficier d’une vision globale de sa sécurité, et pour cela, son équipe informatique devait simplifier la surveillance de l’intégrité des mots de passe. L’entreprise tenait aussi à optimiser ses processus d’octroi et de suppression des accès. Non optimisés, ils n’étaient absolument pas adaptés à ses quelques employés en télétravail.
« Nous devions définir des politiques et déployer un outil facilitant le suivi de ces politiques », explique Steven. ePromos avait besoin d’une solution de gestion des mots de passe simple d’utilisation pour intégrer rapidement les nouveaux venus et faciliter le partage sécurisé des mots de passe entre ses 200 employés.
La solution : un outil tout-en-un qui permet de travailler plus intelligemment, plus facilement
Steven avait déjà testé de nombreuses solutions de gestion des mots de passe, spécialisées ou non, et les fonctionnalités de sécurité promises par Dashlane l’ont immédiatement séduit. L’outil a immédiatement fait l’unanimité auprès de la direction et du service informatique. Aujourd’hui, employés et consultants d’ePromos utilisent Dashlane, mais le déploiement de la solution dans l’entreprise s’est déroulé progressivement. ePromos a commencé par le service informatique avant de convertir le service marketing. L’entreprise s’est ensuite attaquée au service client, et rapidement tout le monde a adopté Dashlane.
Plus important encore pour ePromos, les résultats de ce déploiement fluide ont été immédiats. Grâce à la fonction de partage de groupe, les équipes du service client ont pu créer des groupes et partager l’accès selon les besoins de chaque service. Pour le service informatique, ce déploiement a permis de renforcer la sécurité et l’efficacité du partage des mots de passe.
« Nous pouvons modifier et partager rapidement nos mots de passe administrateur, c’est un vrai gain d’efficacité et de sécurité pour nos équipes, affirme Steven. Toutes les personnes qui ont besoin d’un accès le reçoivent, et les mises à jour sont réalisées depuis un seul et même endroit. »
Steven explique en quoi le partage de groupe simplifie le quotidien des employés : « Auparavant, l’équipe marketing partageait les mots de passe dans une feuille de calcul. Désormais, elle peut donner accès aux outils nécessaires sans délai et de manière sécurisée. »
Au-delà de la simplification et de la sécurisation des accès, Dashlane a encouragé les employés d’ePromos à utiliser des mots de passe bien plus sûrs grâce à son générateur de mots de passe. Cette fonctionnalité a permis aux employés de créer des mots de passe très complexes pour chaque compte, ce qui allège considérablement leur charge mentale. « Il est très difficile de trouver de nouveaux mots de passe que l’on parviendra à mémoriser, mais le générateur de mots de passe permet de créer rapidement un mot de passe aléatoire fort », explique Steven.
Désormais, les employés doivent simplement se souvenir du mot de passe Maître de leur compte Dashlane, dans lequel tous leurs autres mots de passe uniques sont enregistrés de manière sécurisée. Dashlane fait aussi des heures supplémentaires en étendant sa protection au-delà des bureaux. « Nous profitons tous des avantages Dashlane, tant sur le plan professionnel que personnel, nous confie Steven. Cette solution protège nos comptes professionnels, mais aussi nos comptes personnels. »
Mais Dashlane propose bien plus qu’un simple coffre-fort pour enregistrer vos mots de passe. La solution offre à l’équipe informatique d’ePromos un tableau de bord de sécurité extrêmement clair.
« Le principal avantage de Dashlane est la possibilité d’analyser tous les mots de passe de mon entreprise et d’identifier ceux qui ont été compromis, », ajoute Steven.
Avec la console d’administration de Dashlane, l’équipe informatique peut surveiller le score de sécurité des employés ainsi qu’un score agrégé pour l’ensemble de l’entreprise depuis une interface unique. Le tableau de bord permet de suivre l’évolution des scores de sécurité enregistrés au fil du temps et fournit des rapports exploitables aux cadres dirigeants.
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Le résultat : la fin des post-its et une hausse de 98 % du partage sécurisé de fichiers et de l’efficacité de la gestion
ePromos utilisait des méthodes peu pratiques, obsolètes et dangereuses pour enregistrer et partager ses mots de passe. Post-its et mots de passe ultra simples lui faisaient courir le risque de voir ses informations stratégiques atterrir entre les mauvaises mains d’un jour à l’autre.
Depuis son partenariat avec Dashlane, ePromos a adopté des pratiques de sécurité de pointe. Ses clients sont satisfaits de savoir que l’entreprise bénéficie d’une architecture de sécurité brevetée aux États-Unis et d’un chiffrement AES 256 bits, la méthode la plus sûre à l’heure actuelle. Les employés génèrent des mots de passe uniques qui sont ensuite chiffrés et mis à l’abri dans un système centralisé. Le risque de fuite est ainsi considérablement réduit.
« Nous ne savions pas par où commencer pour protéger nos mots de passe. Mais grâce à Dashlane, on peut travailler l’esprit tranquille, affirme Steven. Nous savons qu’il n’y a plus de feuilles de calcul et de post-its qui traînent, et que nos mots de passe ne sont pas stockés sur notre réseau. »
C’est vrai, les employés se sont débarrassés de la plupart de leurs mauvaises habitudes. Pour autant, personne n’est parfait. Mais avec le tableau de bord de Dashlane, ePromos sait que sa confiance est justifiée, et les administrateurs informatiques peuvent facilement intervenir si les mots de passe d’un employé ne sont pas à la hauteur. « Il est impératif que tout le monde utilise des mots de passe forts, explique Steven. Nous pouvons désormais évaluer la situation grâce à Dashlane. »
En plus de reléguer les post-its au passé, ePromos s’est aussi débarrassée de son long et complexe processus d’autorisation d’accès.
« Avant, il nous fallait 6 heures pour aider les employés à obtenir les accès aux outils dont ils ont besoin pour travailler. Grâce à Dashlane, nous sommes passés à seulement 30 minutes », se réjouit Steven.
L’octroi rapide et sécurisé des accès a joué un rôle aussi important qu’inattendu lorsque ePromos est passée en quelques jours de 2 sites et quelques employés en télétravail à 99 % de télétravailleurs répartis dans 16 États. « Nous avons pu autoriser les accès des nouveaux employés basés dans de nouveaux États, ce qui n’aurait pas été possible sans Dashlane », révèle Steven.
Les mots de passe utilisés par les collaborateurs, connus pour être le maillon faible de la sécurité en entreprise, sont désormais sécurisés chez ePromos. À l’avenir, l’entreprise compte aller encore plus loin en imposant le stockage de l’ensemble des mots de passe dans Dashlane.
« Grâce à Dashlane, ePromos a vraiment gagné en sécurité. C’est un outil simple et sûr. Difficile de faire mieux. »
Responsable technologique chez ePromos
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